Cada vez son más las administraciones y empresas que manejan a diario los documentos PDF para relacionarse entre ellas. Una tendencia que también está afectando a los ciudadanos, a los que ya se les reclama unas ciertas habilidades informáticas y el uso de este tipo de documentos y plataformas de cara a realizar todo tipo de trámites. Misiones como presentar cualquier solicitud ante una administración local, autonómica o nacional hoy día requieren del uso de uno o varios PDF, en los que se incluyan las solicitudes que hacemos o los documentos adjuntos para gestionar los trámites correspondientes.
Dentro de esta gestión, uno de los problemas que con mayor frecuencia tenemos que afrontar los usuarios es el tamaño de los archivos PDF. En una tendencia preocupante por parte de las administraciones, suele ser costumbre que el espacio que tenemos para subir archivos sea bastante modesto respecto a la cantidad de documentos que nos solicitan. Esto provoca que muchas veces los archivos PDF que tenemos para subir excedan el tamaño máximo soportado por la plataforma, lo que provoca que no sean aceptados. Para resolver este problema tenemos algunos trucos con los que podemos reducir el tamaño de un archivo PDF.
Elimina lo que sobra
Cuando rellenamos un formulario en PDF, muchas veces este incluye páginas que no hemos cumplimentado en las que se nos indican las instrucciones o documentos necesarios para ejecutar el trámite. Una vez que hemos rellenado y almacenado el formulario en formato PDF, estas páginas pueden eliminarse del documento final para aligerar el mismo y que tenga un menor tamaño. Para realizar este procedimiento puedes recurrir a alguna solución local, como Adobe Acrobat, o bien utilizar una herramienta que te permita editar tus PDFs online y con la que eliminar esas páginas no deseadas.
En el caso de las herramientas online, basta con subir el documento sobre el que deseas trabajar a la página de edición que hayas decidido utilizar. Una vez cargado, se presentarán todas las páginas del documento en la interfaz de la misma, debiendo elegir qué páginas del citado documento deseas eliminar. La ventaja de estas herramientas es que, generalmente, también te permiten reordenar el documento conforme a tus preferencias, lo cual puede ser útil para facilitar su presentación en general. Una vez acabado el proceso no tienes más que descargar el documento que se ha generado y del que habrán desaparecido las páginas que no sean necesarias. Sin duda, será muy útil para reducir el tamaño de ese documento PDF no soportado por la plataforma en cuestión.
Modifica la fuente de origen
Muchas veces utilizamos archivos PDF creados directamente a partir de imágenes, como ocurre cuando escaneamos una foto o nuestro carnet de identidad, o bien a través de otros documentos, como ocurre cuando guardamos un documento de Word en este formato PDF. Si contamos con el documento original, siempre tendremos la posibilidad de volver a convertir el mismo en un nuevo documento PDF cuyo tamaño sea más ajustado. Esto se puede conseguir ajustando la resolución de salida en el caso de los escaneos de imágenes, o bien eliminando de los documentos de Word aquellos elementos innecesarios para gestionar el documento o que puedan aportar un mayor tamaño al mismo.
En general, los elementos más problemáticos cuando se trata de archivos a partir de los que generamos un PDF son las fotos, imágenes y gráficos, por ser los elementos que tradicionalmente tienen mayor peso en cualquier documento. Si no es posible eliminarlos del archivo original, siempre tenemos la posibilidad de cambiar y modificar su tamaño por uno un poco más pequeño, o bien de modificar la resolución o calidad con la cual se muestran dentro del documento base. Esto generará un ahorro de datos que se verá reflejado también en el PDF final que obtendremos tras la conversión correspondiente.
Optimiza el documento PDF
Debido a las características que tienen los documentos PDF, a veces es posible que tengan un espacio no aprovechado en su interior. Este espacio puede aprovecharse mediante las herramientas de optimización y compresión de los documentos PDF que tenemos a nuestra disposición, tanto a nivel local como online. Tal y como pasa con eliminar las páginas no necesarias, este proceso puede hacerse de forma local o mediante herramientas online. En ambos casos, podremos obtener una cierta reducción del tamaño del archivo que nos ayude a enviarlo a la plataforma deseada, aunque es cierto que tampoco podemos esperar grandes reducciones, dado que ya de por sí cualquier archivo PDF tiene una cierta optimización en su planteamiento.
El procedimiento es el mismo que hemos indicado anteriormente para el proceso online, bastando con cargar el documento en la herramienta correspondiente y descargando el archivo una vez que se haya optimizado. En caso de que utilicemos Adobe Acrobat para ejecutar esta tarea, tienes que seleccionar el archivo y pulsar en el menú la opción de reducir tamaño o comprimir PDF. Es importante tener en cuenta que, si guardamos el documento con el mismo nombre que tenía, se sobreescribe el archivo original, y por lo tanto es recomendable cambiarle el nombre si queremos conservar dicho archivo.
